HubSpot Sales Hub Pro : Guide complet pour un paramétrage autonome

Préambule

En 3 ans chez HubSpot, j’ai vu trop d’entreprises investir dans un outil puissant… sans investir dans l'humain, la stratégie ou la formation. Par souci d’économie ou parfois par excès de confiance, elles passent à côté de l’essentiel : des fondations solides.

Un bon CRM ne repose pas sur les fonctionnalités seules, mais sur la manière dont elles sont activées et intégrées dans votre quotidien.

70 % de la valeur HubSpot Sales Hub Pro activables en 10 minutes de lecture

Avec cet article, mon objectif est simple : vous donner accès à 70 % de la valeur de HubSpot Sales Hub Pro en 10 minutes de lecture, 2h30 de vidéos (+2 à 4h de travaille de votre côté), pour démarrer rapidement sur de bonnes bases.

Partie 1 : Paramètres généraux

Commençons par définir les paramètres de base de votre CRM 

• Comment naviguer dans HubSpot
• Gestion des utilisateurs et des autorisations
• Gestion des devises
• Fuseau horaire
• Votre charte graphique

Partie 2 : Connecter des outils tiers

Un des gros point fort d'HubSpot, c'est sa marketplace avec la possibilité d'intégrer nativement +2000 applications (intégration native = connexion direct et sans effort de deux applications. Exemple : HubSpot <> Outlook ; HubSpot <>Teams/Slack ; HubSpot <> WordPress...).

Dans cette section nous voyons comment :

• Naviguer dans la marketplace
• Connecter Gmail (même principe pour Outlook)
• Connecter Google Meet (même principe pour les autres outils de visio)
• Connecter votre téléphone pour passer et enregistrer des appels depuis HubSpot
• Connecter votre calendrier

Côté messagerie selon votre fournisseur de messagerie et de sécurité interne, cela peut-être plus ou moins facile à connecter.

Si vous avez des difficultés N'hésitez pas à :

==> vous référer à la documentation HubSpot 

==> solliciter le support HubSpot

Partie 3 : Cycle de vie

Dans HubSpot, le cycle de vie est une propriété stratégique qui permet d’identifier la position d’un contact ou d’une entreprise dans son parcours avec votre entreprise.

C’est une étiquette dynamique qu’on attribue pour savoir si une personne est un prospect, une opportunité (prospect chaud) ou un client.

L’objectif : Adapter vos actions marketing et commerciales en fonction de cette étape : envoyer les bons emails, planifier un suivi pertinent, ou encore prioriser vos efforts là où ils auront le plus d’impact.

Il sert à segmenter votre base de données, personnaliser votre approche, et suivre l’évolution d’un contact du premier clic jusqu’à l’achat.

Un bon cycle de vie est un cycle de vie automatisé car tout ce qui n'est pas automatisé ou semi automatisé, n'est pas toujours à jour, donc pas fiable.

Le cycle de vie peut être personnalisé pour répondre à vos propres process interne. Pour cela, il faut passer dans les workflows.

Partie 4 : Pipeline de vente

Avec HubSpot Sales Hub Pro, vous pouvez créer jusqu’à 15 pipelines de ventes.

Chaque pipeline représente un processus commercial distinct, ce qui vous permet de mieux organiser et suivre vos opportunités.

==> Si vous avez un seul processus de vente, un pipeline unique suffit.

==> En revanche, si vous distinguez la vente B2B et B2C, ou si vous avez un processus spécifique pour la première vente et un autre pour les ventes additionnelles ou récurrentes, alors plusieurs pipelines deviennent essentiels pour gagner en clarté et en efficacité. Idem pour la gestion des renouvellements.

Pour tirer le meilleur parti des pipelines dans HubSpot, voici quelques erreurs courantes à éviter :

❌ Utiliser un pipeline pour suivre vos prospects ou leads

HubSpot propose un espace dédié à la prospection, l'objet Lead.

Utiliser un pipeline pour suivre des leads avant qu’il y ait d’opportunité commerciale détectée risque de fausser vos rapports, vos prévisions et vos statistiques de vente.

✅ Bonne pratique : créez une transaction uniquement à partir du moment où il y a un réel intérêt business (une possibilité de chiffre d’affaires).

✅ Bonne pratique : utilisez l'objet Lead (que l’on explore dans la section suivante) pour suivre votre prospection et vos contacts froids

❌ Suivre des projets ou tâches non commerciales dans un pipeline

Les pipelines sont conçus pour suivre les opportunités de chiffre d'affaires. Ajouter des étapes ou des pipelines pour des projets post vente ou qui ne génèrent pas de ventes viendra brouiller votre reporting commercial.

✅ Bonne pratique : pour gérer des projets, des suivis internes, de la production ou du service client, utilisez plutôt l’objet “Ticket” ou “Service”. Ces objets permettent de tracker le temps passé et sont conçus pour les processus post-vente.

❌ Multiplier les étapes inutiles dans un pipeline

Trop d’étapes dans un pipeline peut nuire à la lisibilité et à l’efficacité de vos équipes commerciales. Si chaque petite action devient une étape (ex : "ne répond pas", "à relancer", "standby", "introduction avec le décisionnaire"...), vos pipelines deviennent vite lourds, peu exploitables, et surtout incohérents d’un commercial à l’autre.

✅ Bonne pratique 1: gardez uniquement les étapes clés qui reflètent une progression réelle dans le cycle de vente. L’idée est de suivre le statut de l’opportunité, pas chaque micro-action.

✅ Bonne pratique 2: suivez ces micro-actions directement dans la transaction via des propriétés dédiées

❌ Ne pas définir de règles claires pour passer d’une étape à l’autre

Si vos équipes ne savent pas quand et pourquoi déplacer une transaction d’une étape à l’autre, vous risquez de vous retrouver avec des données peu fiables, des deals mal qualifiés, et un prévisionnel faussé.

✅ Bonne pratique : pour chaque étape, définissez des critères objectifs (ex : "Devis envoyé", "En attente d'informations", "Prise de décision" etc.). Cela garantit une lecture uniforme du pipeline.

Partie 5 : Lead

Maintenant que vos pipelines sont bien paramétrés, intéressons-nous à la gestion des leads dans HubSpot.

Le concept de lead dans HubSpot est relativement récent, et il répond à un besoin clair : distinguer la phase de prospection de la gestion des opportunités dans les pipelines.

HubSpot vous permet d'avoir un pipeline de prospection dédié, centré uniquement sur les contacts, et non sur les transactions.

L’objectif : Suivre facilement l’avancement de vos leads avec des statuts clairs comme :

• Non contacté = contact jamais touché depuis la création de la carte Lead

• Tentative en cours = contacté mais pas de réponse

• En contact = on a eu une réponse

• Qualifié = business détecté donc transaction

• Disqualifié = pas de business donc on ferme

Combiné avec l’outil “Ventes” (que l’on explore plus bas dans l’article), cela vous permet de piloter toute votre activité commerciale, de la première tentative de contact jusqu’à la signature sans que les deux étapes ne se parasitent.

Partie 6 : Import contacts

L'importation de données dans HubSpot ne doit intervenir qu'après avoir validé les étapes de préparation (modèle de données, propriétés, structure du CRM). Pourquoi ? Parce que la qualité de l'import dépend directement de la qualité des données en amont.

Bonne nouvelle : importer vos contacts dans HubSpot est très simple. Le vrai travail, c’est de nettoyer, structurer et harmoniser vos données avant l’import dans Excel (bon courage pour certain 💛).

Deux façons d’importer vos données dans HubSpot :

1. Import depuis un autre CRM via un connecteur natif

Avant de faire un import manuel, vérifiez si HubSpot propose une connexion native avec votre ancien outil. Ces connecteurs facilitent grandement la migration des données (contacts, entreprises, deals, emails, etc.).

HubSpot propose actuellement des connecteurs pour :

• Zoho, Pipedrive, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Odoo

• WooCommerce, Shopify

• MailChimp, Brevo (ex-Sendinblue)

• Airtable

Ces connecteurs peuvent nécessité l’Opérations Hub Starter pour les propriétés customs. En cas de doute, parlez-en à votre commercial HubSpot.

2. Import depuis Excel ou CSV

Si vous importez vos données via un fichier Excel ou CSV, assurez-vous que :

• Les données sont nettoyées et structurées

• Il y a une colonne par type de donnée (nom, email, société, etc.)

• Les valeurs sont uniformisées (ex : pas de “Oui” “yes” “x” pour dire la même chose)

• Que des clés uniques soient présentes pour rattacher la donnée Contact <> Entreprise <> Transaction

HubSpot propose un assistant d'import intelligent, mais plus votre fichier est clair, plus l'import sera fluide.

Partie 7 : Création et visualisation des propriétés

Dans la section précédente, nous avons vu comment créer des propriétés personnalisées à partir d’un import Excel ou en utilisant l’intelligence de HubSpot.

Dans cette nouvelle partie, nous allons explorer comment :

1. Créer manuellement des propriétés personnalisées directement dans HubSpot, adaptées à votre processus métier.

2. Afficher ces propriétés sur les fiches de vos objets CRM (contacts, entreprises, transactions, tickets, etc.) pour un accès rapide et une meilleure visibilité.

3. Rendre certaines propriétés obligatoires pour vos commerciaux, afin de garantir la complétion des données à des étapes clés du cycle de vente.

L’objectif : structurer vos données, gagner en fiabilité, et faciliter le travail de vos équipes.

Partie 8 : Les outils de productivité

Dans cette section, on explore les outils de productivité intégrés à HubSpot Sales. Ils sont conçus pour automatiser les tâches répétitives, standardiser vos communications commerciales, et optimiser chaque étape du cycle de vente.

Les essentiels pour vos mails

Blocs de texte (Snippets)

Les blocs de texte HubSpot, aussi appelés snippets, sont des paragraphes prédéfinis que vous pouvez insérer en un clic dans vos e-mails, devis, notes ou tâches.

Ils sont parfaits pour gagner du temps sur les réponses fréquentes, partager des arguments commerciaux ou inclure des informations clés sans devoir les retaper. 

Modèles d’e-mails

Grâce à eux, vous pouvez créer des emails réutilisables, adaptés à vos différents cas d’usage (envoi de devis, relances, prospection, etc.).

Personnalisables via des jetons dynamiques (nom, prénom, entreprise...), ils vous permettent de maintenir une approche humaine tout en automatisant vos envois.

Souvent utiliser pour l'envoi de devis ou facture; prospecter; relance en tout genre.

Ils sont aussi l'élément principal des séquences.

Séquences

Les séquences HubSpot permettent d’automatiser un enchaînement d’e-mails et de tâches selon un délai défini.

C’est l’outil parfait pour rester proactif dans vos relances, suivis clients ou démarches administratives, sans y consacrer un temps manuel. 

Quand votre interlocuteur répond, la séquence se coupe pour laisser place à l'humain.

Outil de pris de rendez-vous

Avec l’outil de prise de rendez-vous de HubSpot, vos prospects peuvent réserver un créneau directement dans votre agenda, sans aller-retour d’emails.

Synchronisé avec Google Calendar ou Outlook et votre outil de visio, il vous aide à gagner du temps et offrir une expérience fluide à vos contacts.

Devis

L’outil Devis de HubSpot vous permet de créer et d’envoyer des propositions commerciales directement depuis une fiche transaction, incluant la signature électronique.

Efficaces pour envoyer des propositions en un temps record !

Tâche

Les tâches dans HubSpot vous permettent de planifier vos actions commerciales et de ne rien oublier.

Qu’il s’agisse d’un appel, d’un email ou d’un suivi client, vous pouvez créer des tâches manuellement ou automatiquement via des workflows.

Assignées à un utilisateur, avec une date d’échéance et un rappel, elles vous aident à rester organisé et réactif à chaque étape du cycle de vente.

Rapports

Les tableaux de bord et rapports personnalisés de HubSpot vous permettent de suivre en temps réel les performances de vos actions marketing, commerciales et de service client. Grâce à eux, vous prenez des décisions éclairées et mesurez ce qui compte vraiment.

Dans HubSpot, vous pouvez créer :

• Des rapports standards (nombre de leads, taux de conversion, chiffre d’affaires généré…)

• Des rapports personnalisés croisant plusieurs objets (ex : contacts vs transactions, activité des commerciaux, taux de transformation par source…)

• Des tableaux de bord regroupant plusieurs rapports selon un objectif (pilotage commercial, reporting marketing, suivi client, etc.)

Vous pouvez filtrer vos données par période, propriétaire, pipeline, région, type de client, etc., et les partager facilement avec votre équipe ou votre direction.

Workflow

Dans HubSpot, les workflows sont l’un des outils les plus puissants pour automatiser vos processus métiers. Ils permettent de déclencher automatiquement des actions en fonction de critères précis : remplissage de formulaire, changement de propriété, inactivité, clic sur un lien, et bien plus encore.

L’objectif : Gagner du temps, éviter les oublis, relancer et offrir une expérience fluide à vos contacts à chaque étape de leur parcours.

Les workflows réutilisent toute la données qu'il y a dans votre HubSpot pour déclencher des actions à votre guise

• Données liés aux socio-démographique : pays, intitulé du poste, email, type d'entreprise, secteur...
• Données situationnelles : devis envoyé il y a 5 jours, visite de site web, email ouvert...

Après une prise en main de l'outil, vous pouvez créer des scénarios complexes, combinant plusieurs conditions et actions, sans écrire une seule ligne de code.

Création d'une tâche automatique

La création automatique de tâches via un workflow HubSpot est un excellent moyen de gagner du temps tout en assurant un suivi rigoureux.

Une aide puissante pour industrialiser votre process commercial sans perdre votre temps.

Automatiser email interne

L’envoi automatique d’emails internes via un workflow HubSpot permet de fluidifier la communication entre équipes et d’éviter les oublis.

Par exemple, lorsqu’une transaction passe au stade "Fermé - Gagné", un workflow peut automatiquement envoyer un email interne à l’équipe finance, avec les informations nécessaires à l’édition de la facture.

Le message peut inclure des champs dynamiques (nom du client, montant, date de signature, etc.) pour garantir un traitement rapide et sans erreur.

Cet exemple d’automatisation améliore la coordination entre les équipes commerciales et administratives, tout en réduisant les tâches manuelles répétitives.

Automatiser la gestion des contrats de renouvellements

Vous pouvez automatiser la gestion des contrats de renouvellement pour ne plus jamais rater une échéance.

À titre d’exemple : lorsqu’une transaction est marquée comme "Fermé - Gagné", un workflow peut automatiquement créer une nouvelle transaction de renouvellement, datée 3 mois avant la fin du contrat.

Cette nouvelle transaction permet d’anticiper la relance client, de planifier les actions commerciales, et de maintenir un suivi structuré dans le pipeline. 

Conclusion

HubSpot est un outil simple mais très profond.

Comme tout bon outil, sa vraie valeur dépend de la façon dont il est utilisé. En structurant correctement vos pipelines, vos leads, vos propriétés, et en activant les bons outils de productivité, vous posez les bases d’un CRM solide, efficace et évolutif.

Mon objectif avec cet article était de vous donner une lecture actionnable et concrète pour activer rapidement une grande partie du potentiel d’HubSpot Sales Hub Pro, sans vous perdre dans la technique.

👉 si vous souhaitez aller plus loin, gagner du temps, et surtout éviter les pièges courants, je propose un accompagnement personnalisé pour configurer HubSpot à l’image de vos process et de vos ambitions.